Wenn der Inklusionsbeirat des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales tagt, geht es um mehr als Tagesordnungspunkte. Es geht um echte Teilhabe – für alle Beteiligten, unabhängig davon, ob sie vor Ort in der Wilhelmstraße in Berlin sitzen oder sich per Videokonferenz zuschalten. Für die technische Umsetzung dieser hybriden Sitzung wurden wir von der Meder Agentur beauftragt.
Die Herausforderung: Hybrid und barrierefrei
Eine hybride Konferenz klingt zunächst unkompliziert: Kamera auf, Zoom an, fertig. In der Praxis sieht das anders aus – besonders wenn Barrierefreiheit und professionelle Qualität gefragt sind. Die Teilnehmenden vor Ort müssen die zugeschalteten Personen jederzeit sehen und hören können. Umgekehrt müssen die Remote-Teilnehmenden das Gefühl haben, wirklich dabei zu sein – nicht nur als stiller Zuschauer in einer Kachel.
Unser technisches Setup
Für die Sitzung des Inklusionsbeirats haben wir ein Setup realisiert, das beiden Seiten gerecht wird:
- PTZ-Kameras – fernsteuerbare Kameras, die flexibel zwischen Redner, Podium und Plenum wechseln können. So bleibt das Bild für die Zoom-Teilnehmenden lebendig und relevant.
- Professionelle Bildregie – alle Kameraperspektiven werden in Echtzeit geschnitten und als sauberes Signal in die Zoom-Konferenz eingespeist. Kein hektisches Hin- und Herschalten, sondern ein durchdachter visueller Ablauf.
- PowerPoint-Einbindung – Präsentationen werden über einen Laptop direkt in die Konferenz eingebunden, sodass Vor-Ort- und Remote-Teilnehmende dieselben Inhalte sehen.
- Konferenzleiter-Monitor – ein separater Laptop zeigt der Moderation die Zoom-Galerie an, damit Wortmeldungen aus dem virtuellen Raum sofort erkannt werden.
- Beamer-Projektion – die zugeschalteten Personen sind dauerhaft auf einem Beamer sichtbar und hörbar. So werden sie nicht vergessen, sondern sind gleichberechtigter Teil der Diskussion.
- Zoom-Management – wir stellen das Meeting, verwalten Teilnehmende und sorgen dafür, dass technisch alles rund läuft.
Warum hybride Events mehr sind als “Kamera an”
Bei einer Veranstaltung wie dem Inklusionsbeirat geht es um ein Signal: Jede Stimme zählt – egal von wo. Das setzt voraus, dass die Technik unsichtbar funktioniert. Niemand soll sich mit Einwahlproblemen, schlechtem Ton oder pixeligen Bildern herumschlagen müssen. Genau dafür sorgen wir.
Hybride Veranstaltungen sind längst kein Trend mehr, sondern ein Standard – besonders in Kontexten, in denen Barrierefreiheit und Inklusion nicht verhandelbar sind. Mit dem richtigen Setup wird aus einer Videokonferenz ein echter Begegnungsraum.
Sie planen eine hybride Konferenz, ein barrierefreies Event oder benötigen professionelle Streaming-Technik? Sprechen Sie uns an – wir sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung technisch überzeugt.